Wat is een flexibele pool
Onder ‘flexibele pool’ vallen alle medewerkers die flexibel worden ingezet binnen organisaties. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan medewerkers die werken via een oproepcontract of nul-urencontract, maar ook aan medewerkers die (nog) niet beschikken over een vast dienstverband. Wanneer deze mensen direct in dienst zijn bij een organisatie spreken we over de interne flexibele schil. Organisaties kunnen er ook voor kiezen om een deel van de gewenste flexibele schil in te huren via intermediair(s). Deze werknemers of ZZP’ers worden dan de externe flexibele pool genoemd. Ook hier zou het dan kunnen gaan om een inzet op oproepbasis of inzet op tijdelijke (project-)basis.

Waarom kiezen organisaties voor een flexibele pool?
Elke organisatie heeft een bepaalde personeelsbehoefte waarvan het grootste deel als ‘vaste behoefte’ te omschrijven valt. Dit valt dan ook niet onder de flexibele pool, maar wordt de ‘vaste formatie’ genoemd. Het andere deel van de personeelsbehoefte is continue aan verandering onderhevig. Hoe groter de organisatie, hoe groter vaak de behoefte aan het kunnen inzetten van een goede flexibele schil die hierbij kan meebewegen (in de breedste zin van het woord) versus het aantal medewerkers dat ervoor nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Het moet immers in de juiste verhouding blijven om ook de kwaliteit van dienstverlening te kunnen blijven garanderen. Dit wordt met name beïnvloed door:

– Het opvangen van ziekte, verloven en vakanties van de vaste formatie;

– Het opschalen (piekperiode) of afschalen (dal periode) van de dienstverlening door wijziging in aantallen opdrachten;

– Er is (tijdelijk) meer behoefte aan een bepaalde expertise voor het leveren van een specialistische dienst;

Het kunnen blijven meebewegen met deze factoren maakt ook dat organisaties zoveel mogelijk organisatierisico’s weten te beperken. Scenario’s die zich voordoen is het voorkomen van overbelasting van de vaste formatie tijdens de piekperiodes, dat als gevolg uitstroom kan hebben van het personeel of bijvoorbeeld kan leiden tot een hoger ziektepercentage. Maar ook: het beperken van de financiële belasting op de organisatie bij dal periodes. Denk bij positievere scenario’s aan het verder uitbreiden en groeien van een organisatie, waarbij het inzetten van de flexibele schil een waardevolle bijdrage levert.

Hoe stel je een goede flexibele pool samen?
Bij Kiepe Safety Group begrijpen we wat organisaties belangrijk vinden en waar organisaties kritisch over zijn; het blijven leveren van de beste kwaliteit voor opdrachtgevers door voldoende bezetting. Daar komen belangrijke factoren bij als het bewaken van het groepsgevoel en collegialiteit onder de (flexibele) medewerkers, hun deskundigheid en het blijven innoveren en vernieuwen als organisatie. Welke van de bovengenoemde punten heeft voor jouw organisatie prioriteit? En wat zijn de belangrijkste redenen dat organisaties kiezen voor het inzetten van flexibel personeel?

Wij geloven heilig in ‘meten is weten’ en we gaan graag het gesprek aan om te analyseren wat en hoe groot de personele behoefte is op de korte en op de lange termijn. We kunnen dan adviseren hoe je daar het beste op kunt inspelen. We gaan in kaart brengen wat de behoefte van de organisatie is, dat dient als waardevolle toevoeging voor het samenstellen van de externe flexibele pool.

Voordelen van de externe flexibele pool
Kiepe Safety Group treedt op als intermediair en heeft een grote pool aan flexibele professionals, die bij verschillende organisaties op flexibele of structurele basis ingezet worden. Hierdoor kan snel en efficiënt worden ingespeeld op afzeggingen van medewerkers of bij een tijdelijke behoefte die ontstaat. Denk bijvoorbeeld aan het opvangen van een zwangerschapsverlof en zieken zowel lang- als kortdurend. De externe flexibele schil zet je in voor zo lang het nodig is. Een goed voorbeeld hiervan is de invloed van corona: er is veel uitval van het vaste personeel, soms zelfs op het laatste moment, waardoor je op sommige momenten wellicht geen vervanging beschikbaar hebt die dit kan opvangen. Hier kan de flexibele pool van Kiepe Safety Group uitkomst bieden bij de behoefte die op zo’n korte termijn is ontstaan. Een bijkomend voordeel is dat daarmee de werkdruk van vaste medewerkers niet nog verder wordt opgevoerd.

Het vinden van een geschikte kandidaat kan veel tijd kosten, zeker als dit niet het werk is wat je dagelijks uitvoert en mogelijk in mindere mate beschikking hebt tot adequate tooling. Het selectieproces van een professional die snel moet worden ingevlogen is daarbij ook anders dan dat van iemand die op structurele basis een bijdrage komt leveren. Die moeten, naast het hebben van de juiste papieren uiteraard, in basis nu eenmaal ook voldoen aan criteria als; het beschikken over een hoog zelf startend vermogen en zich gemakkelijk kunnen aanpassen in een nieuwe werkomgeving. De flexibele kracht moet vooral ‘plug-and-play’ en zonder al te veel tijdsinvestering van de inhurende partij ingezet kunnen worden om de eventuele problemen direct te tackelen. Zij zijn zich ervan bewust dat zij niet per se komen in ‘luxe’ tijden, maar juist wanneer er nood aan de man is of dreigt te ontstaan.